Welche Pflichtanbaben sind auf Geschäftsbriefen zu machen?
Seit dem HRefG 1998 haben nicht nur Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften ohne natürlichen Komplementär sondern auch andere Kaufleute gewisse Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen zu machen. Seit EHUG 2006 sind in diese Pflicht unstreitig auch Emails miteinbezogen. Es ist zu beobachten, dass diese zwangsgeldbewehrte Vorschriften dennoch häufig nicht beachtet werden. Daher seien am Beispiel eines Kaufmanns die Anforderungen an die Pflichtangaben gem. § 37a HGB im Folgenden kurz erläutert. Namentlich für die OHG, KG, GmbH und AG gelten jedoch Sondervorschriften (für OHG und KG siehe § 125a HGB; für die GmbH siehe § 35a GmbHG; für die AG siehe § 80 AktG).
Anwendungsbereich und Voraussetzungen Von der Norm des § 37a HGB sind in persönlicher Hinsicht grundsätzlich nur Kaufleute, nicht also Kleingewerbetreibende und Freiberufler umfasst (Hopt in Handelsgesetzbuch, München, C.H. Beck, 34. Auflage, 2010). Die nach der Systematik des § 1 HGB nur deklaratorische Eintragung des Kaufmanns ist für die Anwendbarkeit des § 37a HGB nicht Voraussetzung. Daher ist § 37a HBG auch auf den nicht eingetragenen Kaufmann anzuwenden (Hopt in Baumbach/Hopt, HGB, Verlag C. H. Beck, München, 34. Auflage 2010, § 37a, Rn. 2. Wo die Grenze zwischen Kann- und Istkaufmann verläuft, entspringt einer reichhaltigen Kasuistik, auf die an dieser Stelle nicht eingegangen werden kann; näher hierzu: Hopt in Baumbach/Hopt, HGB, § 1, Rn. 3 ff.) In sachlicher Hinsicht ist § 37a HGB auf alle Geschäftsbriefe anwendbar, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Gem. § 37a Abs. 2 HGB gilt hier allerdings eine Ausnahme für Mittleilungen oder Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.
Folgende Pflichtangaben sind von dem Kaufmann auf Geschäftsbriefen zu machen:
- seine Firma, also der Name unter dem er als Kaufmann agiert
- die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1 HGB, üblicherweise also „e.K.”
- den Ort der Handelsniederlassung
- das Registergericht, in dem der Kaufmann eingetragen ist
- die Nummer unter der die Firma ins Handelsregister eingetragen ist
Das Unterlassen der Pflichtangaben kann weitreichende Konsequenzen haben. Im Extremfall kann die Nichteinhaltung der Angabevoraussetzungen ein Anfechtungsrecht des Geschäftspartners, unter Umständen auch aus arglistiger Täuschung begründen, Rechtsscheinhaftung oder Haftung aus culpa in contrahendo (§ § 280 Abs. 1, 311 Abs. 2, 241 Abs. 2 BGB) oder deliktische Haftung auslösen (Hopt in Baumbach/Hopt, HGB, § 37a, Rn. 8.). Zudem sind die Vorschriften der Einhaltung der Pflichtangaben zwangsgeldbewehrt (Siehe § 37a Abs. 4 Satz 1 HGB für den Kaufmann, § 79 Abs. 1 GmbHG für die Geschäftsführer der GmbH, § 125a Abs. 2 HGB i.V.m. § 37a Abs. 4 HGB für die zur Vertretung der OHG bzw. KG ermächtigten Gesellschafter oder deren organschaftliche Vertreter, § 407 Abs. 1 Satz 1 AktG i.V.m. § 80 AktG für Vorstandsmitglieder der AG).
Gerade im Geschäftsverkehr via Email werden häufig Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen nicht gemacht. Zumeist wird das Registergericht und die Nummer der Eintragung schlicht vergessen anzugeben, obwohl dies mit einmaligem Erstellen einer ggf. durch einen Rechtsanwalt überprüften Emailsignatur, einfach zu bewerkstelligen wäre.